Hãy hình dung hai doanh nghiệp cùng bán mỹ phẩm trên sàn TMĐT. Cùng ngành hàng, cùng số lượng SKU, cùng quy mô kho. Sau sáu tháng, một bên phải hủy hàng loạt sản phẩm cận date, chịu chi phí logistics ngược và nhận không ít đánh giá tiêu cực từ khách hàng. Bên còn lại gần như không phát sinh hao hụt, tỷ lệ hoàn hàng thấp, và biên lợi nhuận được giữ vững.

Khác biệt từ hai doanh nghiệp này nằm ở cách họ quyết định xuất hàng nào trước trong kho.

Trong bối cảnh năm 2026, khi phí sàn liên tục tăng, tổng chi phí bán hàng trên sàn Mall có thể chiếm đến 38–49% GMV, doanh nghiệp không còn nhiều đòn bẩy để tối ưu lợi nhuận. Một trong số ít thứ vẫn nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp chính là hiệu quả vận hành kho. Và quy tắc luân chuyển hàng tồn kho FIFO, LIFO hay FEFO là nền tảng của hiệu quả đó.

Bài viết này sẽ giải thích rõ từng phương pháp, phân tích khi nào nên dùng cái nào, và quan trọng hơn sẽ chỉ ra những gì doanh nghiệp thực sự mất khi chọn sai.

1. Hàng tồn kho luân chuyển là gì? Tại sao không thể làm theo cảm tính?

Luân chuyển hàng tồn kho (Inventory Rotation) là phương pháp tổ chức và xuất hàng theo một nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu thông hợp lý trong kho, hạn chế tình trạng tồn đọng, quá hạn hoặc lỗi thời.  

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử, luân chuyển hàng tồn kho không chỉ giúp tối ưu không gian lưu trữ mà còn giảm chi phí lưu kho, hạn chế thất thoát do hàng cận hạn hoặc lỗi mốt, đồng thời đảm bảo khách hàng luôn nhận được sản phẩm có chất lượng tốt nhất. Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả Fulfillment, giảm tỷ lệ hoàn hàng và bảo vệ biên lợi nhuận.

2. Vì sao hàng tồn kho luân chuyển đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp TMĐT?

Nếu trong bán lẻ truyền thống, một sai sót khi xuất kho chỉ ảnh hưởng đến một vài khách hàng tại cửa hàng, thì trong thương mại điện tử, sai sót đó có thể nhanh chóng trở thành vấn đề trên quy mô hàng nghìn đơn hàng. Một doanh nghiệp có thể đồng thời bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Website và Facebook, quản lý hàng nghìn SKU cùng nhiều lô hàng với thời điểm nhập kho khác nhau.

Không đơn thuần là bài toán quản lý kho, quy tắc luân chuyển hàng tồn kho còn tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành, chi phí Fulfillment và lợi nhuận của doanh nghiệp.

1. Hạn chế hàng cận hạn, hàng lỗi thời và thất thoát tồn kho

Khi hàng hóa không được xuất theo đúng thứ tự, các lô hàng nhập trước hoặc có hạn sử dụng ngắn hơn rất dễ bị chôn chân phía sau những lô mới. Đến khi được phát hiện, doanh nghiệp thường chỉ còn hai lựa chọn: giảm giá sâu để xả hàng hoặc chấp nhận hủy bỏ. Điều này đặc biệt phổ biến với các ngành hàng như mỹ phẩm, thực phẩm, dược phẩm hay thực phẩm chức năng.

2. Giảm tỷ lệ hoàn hàng và bảo vệ trải nghiệm khách hàng

Trong TMĐT, trải nghiệm sau mua như lượt đánh giá rating sao, đánh giá trên sàn, ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng có ý định mua mới và quay lại của khách hàng cũ. Việc giao nhầm lô hàng, giao sản phẩm cận hạn hoặc không đảm bảo chất lượng có thể làm gia tăng tỷ lệ hoàn trả, đánh giá tiêu cực và khiếu nại, khiến chỉ số Gross-to-Net Rate xấu đi.

3. Tối ưu chi phí lưu kho và hiệu suất Fulfillment

Hàng hóa luân chuyển chậm đồng nghĩa với việc chiếm dụng diện tích kho trong thời gian dài, làm tăng chi phí lưu kho và giảm hiệu quả sử dụng không gian. Trong khi đó, các trung tâm Fulfillment hiện đại luôn hướng đến mục tiêu tăng vòng quay tồn kho (Inventory Turnover), giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu trữ, tăng khả năng xử lý đơn và tối ưu nguồn vốn lưu động.

4. Nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng, đảm bảo SLA sàn

Trong thương mại điện tử, tốc độ xử lý đơn hàng không còn là lợi thế mà đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc. Các sàn ngày càng siết chặt SLA (Service Level Agreement) nhằm rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao trải nghiệm người mua. Chỉ một vài giờ chậm trễ trong khâu xuất kho cũng có thể khiến đơn hàng bị giao muộn, giảm điểm vận hành, ảnh hưởng đến khả năng hiển thị và thậm chí phát sinh các chế tài từ sàn.

Đặc biệt, trong các ngày Mega Campaign hay Flash Sale, đây là yếu tố quyết định khả năng xử lý hàng nghìn đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo đúng tiến độ.

Với Shopee:

SLA của Shopee tập trung vào thời gian chuẩn bị hàng tính từ khi đơn hàng được đặt đến khi nhà bán hàng bàn giao kiện hàng cho đơn vị vận chuyển của Shopee

Hiện nay, với phương thức vận chuyển Nhanh và Hàng Cồng Kềnh, Shopee yêu cầu các đơn phát sinh trước 12h phải được xử lý và bàn giao trước 21h cùng ngày; các đơn phát sinh sau 12h phải hoàn tất trước 21h của ngày kế tiếp.

Với phương thức vận chuyển thông thường, thời gian xử lý đơn hàng Shopee tiêu chuẩn là 2 ngày kể từ ngày phát sinh, không bao gồm Chủ Nhật và ngày lễ.

Với TikTok Shop

Trong khi đó, TikTok Shop cũng yêu cầu nhà bán xác nhận và bắt đầu xử lý đơn trong vòng 24 giờ, thậm chí nhiều chương trình ưu tiên yêu cầu bàn giao ngay trong ngày.

Khi kho hàng được tổ chức theo quy tắc luân chuyển khoa học, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn SLA của sàn mà còn nâng cao năng suất vận hành, giảm tỷ lệ giao hàng trễ, hạn chế đơn bị hủy do xử lý chậm và duy trì điểm chất lượng gian hàng.

5. Ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán (COGS) và báo cáo tài chính

Mỗi phương pháp luân chuyển hàng tồn kho như FIFO, LIFO hay FEFO đều dẫn đến cách ghi nhận giá vốn hàng bán (COGS) khác nhau. Điều này tác động trực tiếp đến lợi nhuận kế toán, giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và trong một số trường hợp còn ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

6. Tác động trực tiếp đến NMV và lợi nhuận thực

Cuối cùng, mọi chi phí phát sinh từ hàng cận hạn, hoàn trả, lưu kho kéo dài, xử lý sai đơn hay thất thoát tồn kho đều không dừng lại ở bộ phận kho vận. Chúng làm gia tăng chi phí Fulfillment, kéo giảm Net Merchandise Value (NMV) và bào mòn biên lợi nhuận của doanh nghiệp một cách âm thầm.

Trong bối cảnh chi phí sàn và chi phí vận hành ngày càng tăng, lựa chọn đúng quy tắc luân chuyển hàng tồn kho không còn là bài toán nghiệp vụ, mà đã trở thành một quyết định mang tính chiến lược để tối ưu hiệu quả kinh doanh trên thương mại điện tử.

3. Hiểu Đúng Về FIFO, LIFO, FEFO

FIFO là gì?

FIFO (First In, First Out — Nhập trước, Xuất trước) là nguyên tắc xuất kho dựa trên thứ tự thời gian nhập hàng: lô hàng nào nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước, bất kể ngày hết hạn hay giá trị của từng lô.

Phương pháp phổ biến nhất trong TMĐT và hầu hết ngành bán lẻ vì đã phản ánh đúng vòng quay tự nhiên của hàng hóa.

FIFO hoạt động như thế nào?

Khi hàng mới nhập về, nó được đặt ở phía sau hàng đã có trong kho. Khi có đơn hàng, nhân viên kho luôn lấy từ phía trước tức là lấy hàng cũ nhất trước. Hàng mới nhập về luôn ở phía sau.

Trong thực tế vận hành, điều này đòi hỏi kho được bố trí theo kiểu vào một đầu, ra một đầu hoặc nhân viên phải chủ động đẩy hàng cũ ra phía trước kệ khi có hàng mới nhập.

Ưu điểm của FIFO

• Giảm nguy cơ hàng tồn lâu và lỗi thời. Hàng cũ luôn được ưu tiên xuất trước giảm nguy cơ tồn đọng, đặc biệt với những ngành hàng có chu kỳ nhu cầu ngắn như công nghệ hay thời trang theo mùa.
• Phản ánh dòng chảy tồn kho thực tế nhất cho kế toán. FIFO được hầu hết chuẩn mực kế toán quốc tế (bao gồm IFRS và VAS tại Việt Nam) công nhận và khuyến khích sử dụng, vì nó gần với thực tế giao dịch nhất.
• Số dư tồn kho trên bảng cân đối kế toán cao hơn. Khi giá nhập tăng dần theo thời gian, hàng còn lại trong kho (theo FIFO) là hàng mới nhập với giá cao hơn giá trị tồn kho trên sổ sách cao hơn, bảng cân đối kế toán đẹp hơn.
• Dễ kiểm soát và truy xuất nguồn gốc. Biết rõ hàng nào đã ra kho, thời điểm nào hữu ích cho quản lý chất lượng và xử lý khiếu nại.

Nhược điểm của FIFO

• Đòi hỏi không gian và nhân lực để duy trì thứ tự. Di chuyển hàng cũ ra phía trước tốn công sức trong kho lớn với nhiều SKU, đây là gánh nặng vận hành không nhỏ.
• Gánh nặng thuế cao hơn khi giá nhập tăng. Khi giá nhập tăng dần, FIFO tính COGS theo lô cũ (giá thấp hơn) kéo theo lợi nhuận báo cáo cao hơn & thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn.
• Không đủ cho hàng có hạn sử dụng phức tạp. FIFO ưu tiên hàng nhập trước nhưng không đảm bảo rằng hàng nhập trước có hạn sử dụng dài hơn. Đây chính là khoảng hở mà FEFO được sinh ra để lấp đầy.

FIFO phù hợp với ngành nào?

Thời trang, điện tử, đồ gia dụng, sách, đồ chơi, phụ kiện hay bất kỳ ngành hàng nào không có yêu cầu đặc biệt về hạn sử dụng và cần đảm bảo hàng cũ không bị tồn đọng.

LIFO — Nhập Sau Xuất Trước

LIFO là gì?

Hiểu đơn giản, LIFO (Last In, First Out — Nhập sau, Xuất trước) là nguyên tắc ngược hoàn toàn với FIFO: lô hàng nhập kho gần nhất sẽ được xuất ra trước tiên.

LIFO hoạt động như thế nào?

Thực tế, LIFO xảy ra tự nhiên trong những kho không có quy trình hàng mới nhập được để gần cửa nhất, và nhân viên tự nhiên lấy hàng gần nhất trước. Điều này có nghĩa là nhiều doanh nghiệp đang vô tình áp dụng LIFO mà không biết.

Khi áp dụng có chủ đích, LIFO thường gặp trong các kho chứa vật liệu không dễ hư hỏng, nơi hàng mới nhập được xếp chồng lên trên và lấy xuống từ trên cùng.

Ưu điểm của LIFO

• Giảm nghĩa vụ thuế trong giai đoạn lạm phát. Khi giá nhập tăng dần, LIFO tính COGS theo lô mới nhất (giá cao hơn), lợi nhuận gộp thấp hơn và thuế thấp hơn. Đây là lý do LIFO vẫn được áp dụng tại Mỹ một trong số ít quốc gia vẫn cho phép phương pháp này.
• Tiết kiệm thời gian dỡ hàng và picking. Hàng mới nhập thường dễ tiếp cận hơn, giúp giảm thời gian di chuyển trong kho.
• Chi phí phản ánh sát thực tế hiện tại hơn. Khi giá nguyên vật liệu biến động mạnh, LIFO đảm bảo phản ánh chi phí gần nhất giúp định giá sản phẩm sát hơn với chi phí thực tế đang phát sinh.

Nhược điểm của LIFO

• Không được phép theo chuẩn báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS) áp dụng tại Việt Nam và hầu hết thị trường quốc tế, không cho phép sử dụng LIFO. Doanh nghiệp niêm yết hoặc có đối tác nước ngoài không thể dùng phương pháp này.
• Hàng cũ bị tồn đọng vô thời hạn. Vì hàng mới luôn được ưu tiên, hàng cũ có thể nằm trong kho rất lâu, nguy cơ lỗi thời, hư hỏng, hoặc giảm giá trị.
• Hoàn toàn không phù hợp với hàng có hạn sử dụng. Áp dụng LIFO cho mỹ phẩm hay thực phẩm,... đồng nghĩa với việc chủ động để hàng cũ hết hạn trong kho.

LIFO phù hợp với ngành nào?

Theo kinh nghiệm của UpBase, LIFO sẽ hợp với các ngành hàng vật liệu xây dựng, nguyên liệu thô, bao bì đóng gói, phụ tùng công nghiệp, những mặt hàng không hư hỏng, không có hạn sử dụng, và thường được lưu trữ trong kho theo kiểu xếp chồng.

FEFO — Hạn Sử Dụng Trước Xuất Trước

FEFO là gì?

FEFO (First Expired, First Out — Hạn sử dụng trước, Xuất trước) là nguyên tắc xuất kho dựa trên ngày hết hạn của sản phẩm lô hàng nào có hạn sử dụng gần nhất sẽ được xuất ra trước tiên, bất kể lô đó nhập kho trước hay sau. Đây là điểm khác biệt cốt lõi so với FIFO và là lý do nhiều doanh nghiệp dùng FIFO vẫn gặp vấn đề với hàng cận date.

FEFO hoạt động như thế nào?

Khác với FIFO chỉ cần theo dõi thứ tự nhập kho, FEFO yêu cầu theo dõi ngày hết hạn của từng lô hàng. Khi có đơn, hệ thống hoặc nhân viên kho phải xác định lô nào đang có hạn sử dụng ngắn nhất và ưu tiên xuất lô đó trước.

Tại sao FIFO không thể thay thế FEFO trong ngành hàng có hạn sử dụng?

Đây là hiểu lầm phổ biến nhất và cũng là nguyên nhân dẫn đến nhiều tổn thất nhất trong vận hành kho.

Hãy xem ví dụ mô phỏng hai trường hợp như sau:

Kho có 2 lô kem chống nắng:

• Lô A: nhập tháng 1, hạn dùng còn 24 tháng
• Lô B: nhập tháng 3, hạn dùng còn 8 tháng

Nếu dùng FIFO: Xuất Lô A trước vì nhập trước → Lô B tiếp tục nằm trong kho → đến khi Lô B được xuất, có thể còn 2–3 tháng hạn dùng → khách hàng từ chối nhận → hoàn đơn, đánh giá xấu, chi phí logistics ngược.

Nếu dùng FEFO: Xuất Lô B trước vì hạn ngắn hơn → Lô B được thanh lý đúng lúc → Lô A vẫn còn 24 tháng giá trị đầy đủ → không phát sinh tổn thất nào.

Kết quả tương tự nhưng cách tiếp cận khác nhau tạo ra khoảng cách lớn trong chi phí vận hành thực tế.

Ưu điểm của FEFO

• ‍Bảo vệ doanh thu thực, trực tiếp cải thiện NMV. Mỗi đơn hàng hoàn trả vì hàng cận date là một đơn rớt khỏi NMV. FEFO loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này.‍
• Giảm hàng hủy và tổn thất tồn kho. Thay vì phát hiện hàng hết hạn trong kho khi đã muộn, FEFO đảm bảo hàng sắp hết hạn luôn được ưu tiên thanh lý, giảm thiểu lãng phí một cách có hệ thống.‍
• Bảo vệ trải nghiệm khách hàng. Khách hàng không bao giờ nhận được sản phẩm gần hết hạn, giảm đánh giá tiêu cực và doanh nghiệp dễ dàng bảo vệ uy tín gian hàng và thứ hạng trên sàn.

Nhược điểm của FEFO

• ‍Đòi hỏi hệ thống theo dõi chính xác. Khác với FIFO chỉ cần theo dõi thứ tự nhập hàng, FEFO cần biết ngày hết hạn của từng lô, điều này không thể thực hiện bằng cảm tính hay Excel khi quy mô vượt vài trăm SKU.‍
• Phức tạp hơn trong vận hành kho. Nhân viên kho không chỉ lấy hàng từ một vị trí cố định mà phải xác định và lấy đúng lô có hạn sử dụng ngắn nhất, đòi hỏi đào tạo và hệ thống hỗ trợ.‍
• Yêu cầu có chiến lược thu hồi khi hàng hết hạn. Dù FEFO giảm thiểu đáng kể, vẫn cần quy trình xử lý hàng tồn quá hạn, làm tăng chi phí vận hành so với FIFO.

FEFO phù hợp với ngành nào?

Cách lựa chọn quy tắc lưu kho phù hợp: Phân tích theo từng ngành hàng phổ biến trên TMĐT

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp TMĐT là cố gắng áp dụng một quy tắc xuất kho cho toàn bộ danh mục sản phẩm. Trên thực tế, FIFO, LIFO hay FEFO đều không phải là chuẩn chung bởi mỗi ngành hàng có đặc điểm khác nhau về hạn sử dụng, vòng đời sản phẩm, tốc độ mất giá và yêu cầu pháp lý.

Vì vậy, trước khi lựa chọn quy tắc lưu kho, doanh nghiệp cần đánh giá đặc tính của từng nhóm SKU thay vì áp dụng đồng loạt trên toàn kho.

4 câu hỏi giúp doanh nghiệp xác định quy tắc phù hợp

Trước khi quyết định áp dụng FIFO hay FEFO, hãy trả lời bốn câu hỏi sau:

Nếu cả bốn câu trả lời đều là "Không", doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận hành hiệu quả với FIFO.

Mỹ phẩm và chăm sóc cá nhân: FEFO để bảo vệ trải nghiệm khách hàng

Mỹ phẩm là một trong những ngành hàng có tốc độ tăng trưởng nhanh trên TMĐT nhưng cũng có tỷ lệ khiếu nại về hạn sử dụng cao.

Điểm đặc thù của ngành này không nằm ở thời gian sử dụng ngắn, mà ở việc cùng một SKU có thể tồn tại nhiều lô hàng với thời hạn sử dụng hoàn toàn khác nhau. Nếu chỉ áp dụng FIFO, doanh nghiệp chỉ xuất theo ngày nhập kho mà không đảm bảo lô gần hết hạn được ưu tiên.

Điều này dẫn đến một nghịch lý rất phổ biến: lô hàng còn 24–30 tháng hạn vẫn được xuất trước, trong khi lô chỉ còn vài tháng sử dụng tiếp tục nằm trong kho.

Hậu quả không chỉ là hàng cận date phải thanh lý, mà còn kéo theo tỷ lệ đánh giá thấp, hoàn trả đơn hàng và chi phí logistics ngược tăng lên.

Đối với ngành mỹ phẩm, FEFO kết hợp quản lý theo số lô (Batch/Lot) gần như đã trở thành tiêu chuẩn vận hành.

Xem thêm: Case Study HITACHI đạt 100% SLA và giảm 70% chi phí với giải pháp Fulfillment của UpBase

Nếu mỹ phẩm quan tâm đến trải nghiệm khách hàng thì với thực phẩm, FEFO còn liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và tuân thủ pháp luật.

Khác với FIFO, FEFO ưu tiên xuất những lô có hạn sử dụng gần nhất, bất kể thời điểm nhập kho. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp hoặc nhiều đợt sản xuất khác nhau.

Ngoài việc quản lý hạn sử dụng, ngành thực phẩm còn phải kiểm soát điều kiện bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm và thời gian lưu kho. Một lô hàng còn hạn nhưng bảo quản không đúng tiêu chuẩn vẫn có thể mất chất lượng trước khi đến tay người tiêu dùng.

Với nhóm ngành này, FEFO cần được kết hợp với hệ thống WMS để theo dõi hạn sử dụng theo từng lô hàng và đưa ra cảnh báo sớm trước khi sản phẩm bước vào giai đoạn cận date.

Dược phẩm và thực phẩm chức năng: FEFO là yêu cầu bắt buộc

Đây là nhóm ngành có yêu cầu cao nhất về quản lý tồn kho. Theo các tiêu chuẩn phân phối dược phẩm (GDP), doanh nghiệp không chỉ phải xuất hàng theo FEFO mà còn phải quản lý đầy đủ Lot Number, hạn sử dụng và khả năng truy xuất từng lô hàng.

Trong trường hợp xảy ra thu hồi sản phẩm, doanh nghiệp phải xác định chính xác từng đơn hàng đã xuất thuộc lô nào. Đối với thực phẩm chức năng, mặc dù yêu cầu pháp lý không nghiêm ngặt như dược phẩm, nhưng khách hàng lại đặc biệt quan tâm đến hạn sử dụng. Một sản phẩm còn vài tháng hạn dùng vẫn có thể bị từ chối nhận hoặc đánh giá tiêu cực.

Vì vậy, FEFO không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn giảm đáng kể tỷ lệ hoàn hàng và bảo vệ uy tín thương hiệu.

Thời trang: FIFO để giảm tồn kho theo mùa

Thời trang gần như không có hạn sử dụng, nhưng lại có vòng đời thương mại rất ngắn.

Một mẫu áo thuộc bộ sưu tập Xuân Hè nếu tiếp tục tồn kho sang mùa Thu Đông sẽ mất giá trị nhanh chóng. Tương tự, những sản phẩm theo xu hướng có thể giảm sức mua chỉ sau vài tháng.

Do đó, mục tiêu của ngành thời trang không phải là quản lý hạn sử dụng mà là giảm tuổi tồn kho. FIFO giúp các lô nhập trước được ưu tiên xuất trước, hạn chế việc tồn hàng cũ khi bộ sưu tập mới ra mắt.

Đối với doanh nghiệp có nhiều màu sắc và kích cỡ, FIFO cần được áp dụng đến từng SKU, thay vì quản lý theo mã sản phẩm tổng.

Điện tử và phụ kiện công nghệ: FIFO để hạn chế mất giá

Không giống thực phẩm, sản phẩm điện tử không bị hỏng theo thời gian nhưng lại mất giá rất nhanh khi công nghệ thay đổi. Một model điện thoại, tai nghe hay thiết bị thông minh có thể giảm giá mạnh chỉ sau một đợt ra mắt sản phẩm mới.

Nếu không kiểm soát FIFO, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng hàng mới được xuất liên tục trong khi hàng cũ tồn phía sau kho, đến khi phát hiện thì giá trị đã giảm đáng kể.

Với ngành điện tử, FIFO không chỉ giúp tối ưu tồn kho mà còn giảm rủi ro phát sinh dead stock (hàng hóa không bán được) nhóm hàng gần như không còn khả năng bán với giá gốc.

Xem thêm:  Cách UpBase giúp Hitachi chuyên cung cấp sản phẩm điện lạnh, điện gia dụng đã nâng cao hiệu quả thực hiện đơn hàng và tuân thủ SLA tại đây

Ngành Mẹ & Bé: FEFO để xây dựng niềm tin

Người tiêu dùng trong ngành Mẹ & Bé có mức độ nhạy cảm với hạn sử dụng thuộc nhóm cao nhất trên TMĐT.

Đối với sữa, thực phẩm ăn dặm hay sản phẩm chăm sóc trẻ nhỏ, chỉ cần khách hàng nhận được sản phẩm cận date cũng có thể dẫn đến khiếu nại, đánh giá tiêu cực và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu.

Vì vậy, FEFO gần như là tiêu chuẩn bắt buộc cho toàn bộ nhóm sản phẩm có hạn sử dụng. Đối với các sản phẩm không có hạn dùng như quần áo hay đồ chơi trẻ em, doanh nghiệp vẫn nên áp dụng FIFO để tránh tồn kho theo mùa hoặc theo từng giai đoạn phát triển của trẻ.

Bảng tổng hợp quy tắc lưu kho phù hợp với các ngành kinh doanh trên thương mại điện tử

Doanh nghiệp kinh doanh trên TMĐT không nên chỉ áp dụng một quy tắc

Trong thực tế, phần lớn doanh nghiệp thương mại điện tử kinh doanh nhiều ngành hàng cùng lúc. Một thương hiệu có thể vừa bán mỹ phẩm, vừa kinh doanh thực phẩm chức năng, đồng thời phân phối phụ kiện hoặc đồ gia dụng. Khi đó, việc áp dụng duy nhất một quy tắc lưu kho cho toàn bộ kho hàng sẽ làm giảm hiệu quả vận hành.

Thay vào đó, doanh nghiệp nên xây dựng chính sách luân chuyển hàng tồn kho theo từng nhóm SKU hoặc từng ngành hàng. Ví dụ, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng áp dụng FEFO để kiểm soát hạn sử dụng; trong khi đồ gia dụng, điện tử hoặc thời trang có thể vận hành theo FIFO nhằm tối ưu vòng quay hàng tồn.

Để triển khai mô hình này, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý kho (WMS) có khả năng cấu hình quy tắc xuất kho theo từng SKU, lô hàng hoặc danh mục sản phẩm. Khi dữ liệu được quản lý tập trung và tự động hóa, hệ thống sẽ xác định đúng lô hàng cần xuất, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, hạn chế sai sót và đảm bảo quy trình vận hành nhất quán ngay cả khi quy mô đơn hàng tăng nhanh.

Quản trị quy tắc lưu kho chỉ hiệu quả khi đi cùng một hệ thống WMS đủ mạnh

Lựa chọn đúng giữa FIFO, FEFO hay LIFO mới chỉ là bước đầu. Thách thức lớn hơn nằm ở việc thực thi quy tắc đó một cách nhất quán khi doanh nghiệp vận hành hàng nghìn SKU, nhiều lô hàng và nhiều kênh bán cùng lúc.

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý tồn kho bằng Excel hoặc các quy trình thủ công. Khi quy mô tăng lên, việc xác định lô hàng nào cần xuất trước, lô nào sắp hết hạn hay sản phẩm nào cần giữ lại cho Mega Campaign gần như không còn khả thi. Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu xuất kho cũng có thể dẫn đến giao nhầm lô hàng, phát sinh hoàn trả, vi phạm SLA của sàn và làm giảm trực tiếp NMV.

Để triển khai hiệu quả các quy tắc lưu kho, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý kho (WMS) có khả năng cấu hình quy tắc xuất kho theo từng SKU, từng lô hàng hoặc từng danh mục sản phẩm. Khi dữ liệu được quản lý tập trung và tự động hóa, hệ thống sẽ tự xác định đúng lô hàng cần xuất, giảm phụ thuộc vào thao tác của nhân viên kho, hạn chế sai sót và duy trì quy trình vận hành ổn định ngay cả khi số lượng đơn hàng tăng đột biến trong các Mega Campaign.

Đó cũng là định hướng của UpBase với hệ sinh thái Fulfillment  kết hợp nền tảng quản lý bán hàng đa kênh UpS, giúp doanh nghiệp không chỉ lưu kho mà còn quản trị toàn bộ vòng đời của hàng tồn kho.

UpBase giúp doanh nghiệp vận hành kho theo đúng quy tắc lưu kho như thế nào?

Quản lý tồn kho và hạn sử dụng theo từng lô hàng

UpS - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh của UpBase cho phép theo dõi tồn kho theo SKU, lô hàng và hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai FEFO đối với các ngành hàng như mỹ phẩm, thực phẩm, dược phẩm hay Mẹ & Bé. Hệ thống tự động cảnh báo các lô hàng sắp hết hạn để doanh nghiệp chủ động triển khai chương trình xả hàng, điều phối tồn kho hoặc dừng bán trước khi phát sinh hao hụt.

Đồng bộ tồn kho trên đa kênh theo thời gian thực

Một trong những rủi ro lớn nhất của TMĐT là dữ liệu tồn kho giữa các sàn không đồng nhất. UpS tự động đồng bộ số lượng tồn thực tế lên Shopee, TikTok Shop, Lazada, website... giúp hạn chế oversell, tránh hủy đơn do hết hàng và duy trì tỷ lệ vận hành theo yêu cầu của sàn.

Dự trữ hàng cho Mega Campaign

Với các chương trình như 9.9, 11.11 hay 12.12, doanh nghiệp có thể chủ động dự trữ một phần tồn kho cho từng chiến dịch ngay trên hệ thống, tránh tình trạng đơn hàng thường mất lượng hàng đã chuẩn bị cho Flash Sale hoặc Livestream.

Tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng

Từ khi đơn hàng được tạo đến khi in phiếu, picking, packing và bàn giao cho đơn vị vận chuyển đều được tự động hóa trên cùng một hệ thống, giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót và đảm bảo quy trình xuất kho luôn tuân thủ đúng quy tắc FIFO hoặc FEFO đã thiết lập.

Không chỉ quản lý kho, UpBase còn tối ưu toàn bộ hoạt động Fulfillment

Bên cạnh nền tảng UpS, hệ thống Fulfillment của UpBase được thiết kế để đáp ứng yêu cầu vận hành của các doanh nghiệp thương mại điện tử đang tăng trưởng nhanh.

• ‍Cam kết đáp ứng SLA của các sàn TMĐT, giúp hạn chế đơn giao trễ, bảo vệ uy tín gian hàng và tránh các mức phạt từ nền tảng. ‍
• Giao hàng trong ngày hoặc ngày kế tiếp, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi. ‍
• Phân bổ tồn kho thông minh tại các kho gần khu vực người mua để rút ngắn quãng đường vận chuyển, tối ưu chi phí logistics và tăng tốc độ giao hàng. ‍
• Mở rộng quy mô linh hoạt, đáp ứng từ doanh nghiệp mới phát triển đến các thương hiệu có hàng chục nghìn đơn hàng mỗi ngày.

Thực tế, một quy tắc lưu kho chỉ phát huy giá trị khi được hỗ trợ bởi hệ thống công nghệ và quy trình vận hành phù hợp. Khi doanh nghiệp có thể theo dõi tồn kho theo thời gian thực, kiểm soát hạn sử dụng, tự động hóa xuất kho và đồng bộ dữ liệu trên mọi kênh bán, FIFO hay FEFO sẽ không còn là những khái niệm trong tài liệu vận hành mà trở thành lợi thế giúp giảm thất thoát, bảo vệ NMV và nâng cao hiệu quả tăng trưởng dài hạn.

Muốn tối ưu quy trình lưu kho, giảm thất thoát hàng tồn và nâng cao hiệu quả vận hành TMĐT? Hãy liên hệ UpBase để được tư vấn giải pháp Fulfillment phù hợp với quy mô và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp!

‍